Como dimensionar estoque MRO de itens críticos

O problema não é o estoque, é o critério

Estoque de manutenção, reparo e operação costuma crescer por acúmulo e não por decisão. Compra-se por emergência, sobra material de parada, o item entra no armazém sem política de reposição e, alguns anos depois, a empresa tem capital imobilizado em peça que nunca sairá e falta justamente o item que para a unidade. Sendo assim, dimensionar estoque MRO não começa por planilha de consumo, e sim por classificação de criticidade.

A pergunta que organiza tudo é simples de enunciar e difícil de responder com honestidade, a saber o que acontece com a produção se este item faltar quando for necessário. A resposta separa o estoque em famílias com lógicas de dimensionamento completamente diferentes.

Classificar antes de calcular

Criticidade de consequência

O primeiro eixo é o efeito da falta, que vai da parada total da unidade, passando por perda parcial de capacidade e por risco de segurança ou de meio ambiente, até o simples incômodo operacional. Itens de consequência alta justificam nível de serviço próximo do máximo, mesmo com giro baixíssimo, porque o custo da indisponibilidade domina qualquer cálculo de estoque.

Previsibilidade da demanda

O segundo eixo separa o consumo regular, que aceita modelo estatístico clássico, do consumo intermitente, que é a regra em itens críticos e que torna a média inútil. Item que sai duas vezes em cinco anos não tem média significativa, de modo que o dimensionamento passa a depender de taxa de falha estimada, de população instalada e de política de risco, e não de histórico de saída.

Prazo e confiabilidade do reabastecimento

O terceiro eixo é o prazo de reposição real, que inclui fabricação, ensaio, documentação, transporte internacional, desembaraço e inspeção de recebimento. É comum que o prazo praticado seja muito maior que o prazo informado no pedido, e é a variabilidade desse prazo, mais do que a sua média, que determina o estoque de segurança.

Como o cálculo muda conforme a família

Para itens de consumo regular e prazo estável, o ponto de pedido tradicional funciona bem, com estoque de segurança proporcional à variabilidade do consumo e do prazo dentro de um nível de serviço escolhido. Para itens críticos de consumo intermitente, o raciocínio se inverte e passa a ser de disponibilidade, a saber quantos conjuntos reserva são necessários para que a probabilidade de faltar quando houver demanda fique abaixo do limite aceito, dada a população instalada e a taxa de falha.

Some-se a isso a decisão de onde o estoque fica, já que nem todo item precisa estar dentro da unidade. Parte do risco pode ser transferida para o fornecedor por meio de estoque consignado, de acordo de nível de serviço com prazo contratado ou de reserva de capacidade de fabricação, arranjos que reduzem capital imobilizado sem devolver o risco para a operação.

Os quatro erros que mais custam

O primeiro é usar giro como critério único, o que sistematicamente elimina o item crítico de baixa rotação, que é exatamente o que não pode faltar. O segundo é ignorar a obsolescência, já que peça que fica anos no armazém pode perder rastreabilidade, validade de elastômero ou compatibilidade com a revisão atual do equipamento. O terceiro é dimensionar item a item sem olhar a população instalada, o que leva a estocar três conjuntos de um equipamento que existe em duplicata e nenhum de outro que existe em dezenas. O quarto é tratar cadastro como burocracia, quando descrição inconsistente e código duplicado são a causa mais banal e mais frequente de comprar o que já se tem.

O que um bom dimensionamento entrega

O resultado de um trabalho bem feito não é uma lista de mínimos e máximos, e sim uma política, com criticidade atribuída por item, nível de serviço definido por classe, prazo de reposição medido e não presumido, regra de revisão periódica e responsabilidade clara sobre quem aprova exceção. Por conta disso, o ganho aparece em duas frentes ao mesmo tempo, a saber menos capital parado e menos parada não programada.

A política de estoque conversa diretamente com a decisão entre reparar e substituir, tratada em quando reparar e quando substituir uma válvula de segurança, e com o regime de monitoramento adotado, tratado em o que a manutenção preditiva detecta que a preventiva não detecta. As frentes correspondentes estão em Soluções.