Como um fabricante estrangeiro se qualifica como fornecedor de operadora no Brasil

O que a qualificação de fornecedores realmente mede

A palavra qualificação sugere um exame técnico, e é aí que quase todo fabricante estrangeiro se engana. O que a operadora avalia não é apenas se o produto atende à especificação, já que isso ela verifica depois, na homologação do item, e sim se existe uma entidade juridicamente estabelecida no Brasil capaz de responder por garantia, por prazo, por documentação fiscal e por assistência técnica ao longo de toda a vida útil do equipamento. Sendo assim, o fabricante que apresenta apenas o catálogo e os certificados de produto costuma ser reprovado por motivos que nada têm a ver com engenharia.

Na prática, a qualificação mede três coisas ao mesmo tempo, a saber a capacidade de fornecer, a capacidade de comprovar e a capacidade de responder. A primeira é industrial, a segunda é documental e a terceira é contratual e logística. Um fabricante de altíssimo nível técnico que falhe na terceira simplesmente não entra na lista.

O percurso, etapa por etapa

Constituição e regularidade no país

Antes de qualquer análise técnica, o cadastro exige CNPJ ativo, inscrições estadual e municipal compatíveis com a atividade, certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais, regularidade junto ao FGTS e ao INSS, além de contrato social e demonstrações financeiras recentes. Por conta disso, o fabricante estrangeiro precisa decidir cedo entre abrir subsidiária, o que consome capital e tempo, ou operar por meio de uma representação local que já esteja regular e que assuma a posição de fornecedor perante a operadora.

Cadastro corporativo

Com a documentação em ordem, entra-se no cadastro do sistema de suprimentos da operadora, onde o fornecedor é classificado por famílias de fornecimento, cada uma com seu próprio conjunto de requisitos. É um erro comum pedir cadastro em famílias demais, já que cada família acrescenta exigências de auditoria e amplia a superfície de reprovação, de modo que o caminho mais rápido é começar pela família em que o produto é indiscutivelmente forte.

Auditoria documental e de sistema de gestão

Nesta fase avaliam-se o sistema da qualidade, os procedimentos de controle de processo, a rastreabilidade de materiais, o plano de inspeção e ensaios, a gestão de não conformidades e a qualificação de soldadores e de procedimentos de soldagem quando aplicável. Há ainda a avaliação de segurança, meio ambiente e saúde, e, cada vez mais, a avaliação de integridade e de conduta empresarial, que examina histórico de sanções, política anticorrupção e cadeia de subfornecedores.

Qualificação técnica por família de produto

Aqui entram as normas de projeto e de ensaio pertinentes, os registros de tipo, os relatórios de ensaio de protótipo e os históricos de desempenho em serviço. Para válvulas, por exemplo, discutem-se classe de pressão, material do corpo e dos internos, tipo de vedação, classe de estanqueidade, requisitos de serviço com gás ácido e ensaios de fogo quando a aplicação exige. Quanto mais severo o serviço, mais a operadora quer ver evidência de campo, e não apenas evidência de laboratório.

Homologação do item e entrada nas listas de fornecedores aprovados

A qualificação do fornecedor não basta, já que o que a área de suprimentos compra é um item codificado. Por isso o último passo é a homologação de cada código, com a correspondência entre a especificação interna da operadora e a referência comercial do fabricante, até que o item passe a constar das listas de fornecedores aprovados. É esse registro, e não o cadastro genérico, que faz o fabricante aparecer nas concorrências.

Os três erros que mais custam tempo

O primeiro é tratar a tradução como formalidade. Documento técnico traduzido sem consistência terminológica gera pendência, e cada pendência devolve o processo para o fim da fila. O segundo é subestimar a exigência de assistência técnica, porque a operadora pergunta onde estão as peças de reposição, quem executa o comissionamento e em quanto tempo um técnico chega à unidade, de modo que responder que tudo vem do exterior costuma encerrar a conversa. O terceiro é ignorar o conteúdo local, assunto que tratamos em detalhe no texto sobre o que muda no projeto quando o conteúdo local é exigência contratual.

Por que a representação local encurta o ciclo

A representação de fabricantes estrangeiros no Brasil existe justamente para resolver as três capacidades citadas no início. A entidade local já é cadastrada e regular, já conhece a linguagem dos requisitos e já responde por prazo, garantia e assistência, de modo que o fabricante concentra esforço no que sabe fazer, que é produzir. Some-se a isso o fato de que a curva de aprendizado documental não precisa ser paga duas vezes, já que quem representa várias linhas reaproveita a estrutura de cadastro, de qualidade e de logística.

O percurso completo raramente se resolve em poucas semanas, e costuma levar de alguns meses a mais de um ano conforme a criticidade da família de produto e a maturidade documental do fabricante. Por conta disso, começar pela família certa e com quem já percorreu o caminho é, na prática, a decisão que mais reduz prazo.

O que permanece sob responsabilidade do fabricante

Nenhuma representação substitui o fabricante em três frentes, a saber a evidência de projeto, a capacidade fabril declarada e a disposição de aceitar auditoria de segunda parte na planta. Sendo assim, o arranjo que funciona é aquele em que o fabricante se compromete com acesso à fábrica e com prazos de resposta à engenharia, enquanto o parceiro local assume cadastro, documentação, logística, faturamento e pós-venda.

A PVF Solutions conduz esse percurso como mandato, e as etapas comerciais correspondentes estão descritas em Para Fabricantes e em Soluções.